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Mentions légales

Politique de confidentialité


​ ​1. Cadre légal 


Afin de satisfaire aux prescrit du RGPD, nous vous détaillons les données que nous récoltons sur vous ainsi que leur but. La présente déclaration de protection de la vie privée résume quand et comment vos données personnelles sont traitées dans le cadre de nos services. 


​2. Quel est le but de la collecte de vos données ? 


Nous n’utiliserons vos données personnelles que dans le seul but de vous fournir nos services.

Vos données pourront être traitées par notre bureau, nos employés ainsi que nos sous-traitants. 

Nous nous réservons le droit de modifier les dispositions de la présente déclaration de protection de la vie privée. Si des modifications sont apportées à la déclaration de protection de la vie privée, nous vous en informerons. Nous vous conseillons de consulter périodiquement la dernière version de la déclaration de protection de la vie privée sur notre site www.filkotclub.be. 


​3. Quelles données personnelles collectons-nous ? Qui a accès à vos données ? Comment obtenons-nous vos données ? 


​ ​A) Types de données 


Les données personnelles sont collectées telles que, sans être exhaustif : nom, prénom, date de naissance, adresse mail, adresse postale, numéro de téléphone.


​ ​B) Catégories de personne ayant accès à vos données : 


  • Le responsable de l’entreprise, 
  • Les employés, 
  • Les sous-traitants, 
  • Les informaticiens externes, 
  • Les administrations fiscales

​ C) Comment collectons-nous vos données ? 


Les données personnelles sont collectées avec votre accord et sont transmises par vos soins ou une autre personne (préalablement identifiée) en lien avec votre demande. 


​​4. Où sont stockées les données ? Quelle est la destination des données ? 


Les données journalières sont stockées en version électronique (scan et mails) sur notre logiciel Odoo.. 

Le responsable de l’entreprise, ses employés et sous-traitants ainsi que les informaticiens externes ont accès aux données quotidiennes afin de réaliser les missions confiées. 

Nos emails sont hébergés chez Zimbra et Gmail. 

Les données sont utilisées au travers du logiciel d’ERP Odoo et de la plateforme web : 

ODOO afin de gérer la gestion quotidienne, les newsletters, la caisse, les réservations et la facturation.

ZIMBRA et GMAIL  afin de gérer les e-mails envoyés et reçus.

GOOGLE AGENDA afin de gérer les rendez-vous et l’emploi du temps.


​5. Combien de temps conservons-nous vos données ?


Vos données sont supprimées dès que celles-ci ne sont plus nécessaires à l’exception des cas prévus par la loi ; à savoir : 

  • Le Code de droit économique impose de conserver les pièces justificatives pendant 7 années (Art. III.86, al. 4) 
  • L’Arrêté royal du 21 octobre 2018 portant exécution des articles III.82 à III.95 du code de droit Économique impose de conserver les livres comptables pendant 7 années à partir du premier janvier de l’année qui suit leur clôture (Art. 8). 
  • Les codes fiscaux imposent de conserver les données 7 années (Art. 60 du Code de la TVA et Art. 315 du CIR92). 

Afin de ne risquer aucun souci lors d’un contrôle, nous conservons les données pour une durée de 10 ans à dater du 1er janvier de l’année suivant la fin de l’année comptable. 


6. Quelles sont les mesures techniques et opérationnelles mises en place ? 


  • Modification périodique des mots de passe. 
  • Création de mots de passe forts. 
  • Limitation des accès aux données. 
  • Utilisation d’un antivirus. 
  • Mise à jour des logiciels. 


​7. Vos droits - Qui contacter ? 


  • Vous avez le droit de donner ou de retirer votre accord pour le traitement et l’échange de vos données. 

Si vous acceptez aujourd’hui de donner vos données et qu’elles soient traitées dans le cadre de votre dossier, vous pourrez toujours retirer votre accord plus tard. Dans ce cas, le responsable de l’entreprise vous expliquera comment vos données seront supprimées de votre dossier. Il est possible cependant que l’on ne puisse pas retirer toutes les informations, notamment celles qui ont été utilisées pour tenir la comptabilité interne ainsi que les données dont la législation nous impose la conservation (Voir point 5.). 


  • Vous avez le droit d’être informé sur les fins auxquelles vos données seront traitées et sur les personnes qui auront accès à vos données. Le responsable de l’entreprise vous indiquera quelles personnes seront associées au traitement de votre dossier et quelles personnes auront accès à votre dossier. 
  • Vous avez le droit de demander quelles informations vous concernant sont enregistrées et de demander des corrections, si certaines informations ne sont pas correctes. 
  • Vous avez le droit de recevoir toutes les informations vous concernant qui sont enregistrées sous un format portable et lisible. 
  • Le responsable du traitement de vos données est Madame Pauline Flajolet. 

Le siège du responsable du traitement de vos données est situé rue Place Maurice Servais 11, 5000 Namur.


  • Le responsable de l’entreprise a le devoir de s’assurer que vos données sont traitées en toute sécurité et de vous avertir si la sécurité de vos données n’est pas respectée. 
  • Si vous vous inquiétez quant à la manière dont vos données sont traitées, vous pouvez contacter votre avocat ou l’Autorité de protection des données (www.autoriteprotectiondonnees.be) : Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles, Tél. : 02/274 48 00 ou contact@apd-gba.be. 

Vous pouvez contrôler, modifier, corriger ou éliminer les données personnelles collectées sur votre personne en prenant contact avec nous par écrit (mail, courrier). 

Tenez compte du fait que l’élimination de données personnelles, l’imposition de restrictions à leur traitement ou le retrait de votre autorisation peuvent dans certaines circonstances être refusées. Vous serez alors informé de la raison légale ou technique par retour de votre demande. 

Pour obtenir l’accès à vos propres données personnelles, vous devez remettre une preuve suffisante de votre identité. Nous nous réservons le droit de refuser l’accès à n’importe quelle personne si nous pensons qu’il existe un doute quant à son identité. 

Nous réagissons à toutes les demandes d’accès dans un délai dans les 30 jours calendrier suivant la réception de la demande. En cas de juste motif, ce délai peut être prolongé . Si nous prolongeons ce délai, nous vous en informerons endéans le 1er mois qui suit la remise de la demande. 

Pour toute question, problème ou remarque relative à la protection de vos données ou sur la présente politique de confidentialité, vous pouvez contacter le responsable du traitement des données par mail à l’adresse info@filkotclub.be  ou par courrier postal à l’adresse Place Maurice Servais 11, 5000 Namur.


​8. Droit applicable et Juridiction compétente 


Ces Règles de Protection de la Vie Privée sont régies, interprétées et exécutées conformément au droit belge, seul droit applicable en cas de litige. 

Toute contestation qui pourrait naître de l’interprétation ou de l’exécution des présentes Règles de Protection de la Vie Privée, de quelque nature que ce soit, relève de la compétence des tribunaux et cours de l’arrondissement dans lequel le siège social du professionnel est établi.